Imagine um mundo onde as tarefas rotineiras e repetitivas são realizadas por robôs, liberando as mentes das lideranças empresariais para se concentrarem em atividades de maior valor.
Bem-vindo ao mundo da Robotic Process Automation (RPA), uma revolução tecnológica que está transformando a forma como as empresas operam.
Assim como os robôs físicos têm a capacidade de executar tarefas complexas e precisas, essa tecnologia permite que as organizações automatizam processos de negócios utilizando software de RPA inteligente.
Esses “robôs virtuais” são capazes de executar tarefas repetitivas, lidar com volumes de dados enormes e realizar interações em sistemas diferentes — tudo isso com uma precisão e eficiência impressionantes.
Neste artigo, exploraremos os fundamentos da Robotic Process Automation e como ela está revolucionando os processos de negócios em empresas de diferentes setores. Vamos mergulhar nesse universo!
O que é Robotic Process Automation (RPA)?
Robotic Process Automation, ou RPA, é uma tecnologia que permite automatizar tarefas e processos de negócios por meio do uso de software inteligente.
Essa abordagem utiliza “robôs virtuais” para executar atividades repetitivas e de baixo valor agregado, liberando as equipes de trabalho para se concentrarem em tarefas mais estratégicas e complexas.
Ao contrário da automação tradicional, que requer desenvolvimento de software personalizado, a RPA permite que as empresas automatizam processos sem a necessidade de modificar seus sistemas existentes.
Essa flexibilidade é possível graças ao uso de ferramentas de software que interagem com as interfaces gráficas dos aplicativos, executando tarefas como preenchimento de formulários, extração e manipulação de dados, integração entre sistemas e muito mais.
Como funciona o Robotic Process Automation?
O Robotic Process Automation (RPA) funciona por meio de “robôs virtuais”, configurados para interagir com os sistemas e aplicativos existentes nas empresas, simulando as ações humanas em interfaces gráficas e realizando operações em diferentes sistemas e aplicativos.
A implementação da RPA começa com a identificação dos processos e tarefas que podem se beneficiar da automação.
A partir daí, os robôs são então programados para seguir os passos necessários para a execução dessas tarefas, seguindo regras e procedimentos predefinidos.
Eles podem realizar uma ampla gama de atividades, como coletar e analisar dados, preencher formulários, enviar e-mails, realizar cálculos complexos, entre outros.
Um exemplo prático de aplicação da RPA pode ser na área de gerenciamento de documentos.
Imagine uma empresa que recebe centenas de faturas por dia.
Em vez de um funcionário ter que abrir cada fatura, verificar os detalhes, inserir as informações em um sistema e arquivar o documento, um robô virtual pode ser programado para executar todo esse processo de forma automatizada.
Ele pode ler as informações da fatura, atualizar os dados no sistema, gerar um comprovante de pagamento e até mesmo arquivar o documento eletronicamente.
Objetivos do RPA
O objetivo principal do Robotic Process Automation (RPA) é aumentar a eficiência e a produtividade das empresas por meio da automação de processos repetitivos e rotineiros.
Ao utilizar robôs virtuais para executar tarefas operacionais, as organizações podem reduzir erros, minimizar o tempo gasto em atividades manuais e liberar seus colaboradores para se concentrarem em tarefas mais estratégicas.
Mas falaremos mais sobre isso a seguir.
Robotic Process Automation é Inteligência Artificial?
Robotic Process Automation (RPA) não é exatamente a mesma coisa que inteligência artificial (IA), mas está relacionado a ela.
Enquanto a IA se refere à capacidade de máquinas aprenderem e realizar tarefas complexas de forma inteligente, a RPA está mais focada na automação de processos objetivos.
A RPA utiliza algoritmos e regras predefinidas para automatizar tarefas repetitivas, seguindo um fluxo lógico e executando ações de acordo com instruções específicas.
Em outras palavras: é uma tecnologia baseada em regras e não requer necessariamente um nível avançado de inteligência.
No entanto, isso não quer dizer que a RPA não possa se beneficiar da integração com técnicas de IA, como processamento de linguagem natural e machine learning.
Isso permite que os robôs virtuais sejam treinados para lidar com situações mais complexas e tomar decisões com base em dados.
Ou seja, embora a RPA não seja IA em si, ela pode trabalhar em conjunto com a IA para melhorar ainda mais a eficiência e a inteligência dos processos automatizados.
Por exemplo, a combinação de RPA com técnicas de IA pode permitir que os robôs virtuais identifiquem padrões, tomem decisões com base em análise de dados e até mesmo aprendam com experiências anteriores.
Quais setores podem usar Robotic Process Automation?
A aplicação da RPA é ampla e pode beneficiar diversos setores da indústria. A seguir, vamos explorar alguns exemplos de uso da RPA em diferentes áreas.
Setor financeiro
A RPA pode ser utilizada para otimizar processos como reconciliação de contas, processamento de pagamentos e detecção de fraudes.
Além disso, os robôs virtuais podem auxiliar na geração de relatórios financeiros precisos e na análise de dados para tomada de decisões estratégicas.
Saúde e farmacêutica
Nesse setor, a RPA pode agilizar tarefas como registro e atualização de prontuários médicos, processamento de reembolsos de seguros e monitoramento de estoques de medicamentos.
Com a automação dessas atividades, é possível melhorar a eficiência dos serviços de saúde e garantir um atendimento mais rápido e preciso aos pacientes.
Varejo e e-commerce
A automação de processos com RPA pode beneficiar o varejo ao agilizar tarefas como processamento de pedidos, gerenciamento de inventário, atendimento ao cliente e personalização de ofertas.
Isso resulta em uma experiência de compra aprimorada, redução de erros e aumento da satisfação do cliente.
Indústria manufatureira
A RPA pode ser aplicada na otimização de processos de fabricação, como controle de qualidade, rastreamento de produtos e gerenciamento de cadeia de suprimentos.
Como efeito disso, as empresas conseguem aumentar a produtividade, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.
Serviços de telecomunicações
A RPA pode auxiliar na automação de processos como provisionamento de serviços, gerenciamento de faturas e atendimento ao cliente.
Essas empresas conseguem, por exemplo, melhorar a qualidade do serviço, reduzir o tempo de resposta aos clientes e aumentar a eficiência das operações.
De toda forma, vale um disclaimer: esses são apenas alguns exemplos dos setores que podem se beneficiar da aplicação da RPA.
Cada setor tem suas próprias particularidades e desafios, e a automação de processos com RPA pode ser adaptada para atender às necessidades específicas de cada uma deles.
Principais vantagens do RPA
O RPA traz diversos benefícios para os negócios e os números mostram isso.
Segundo uma pesquisa global feita pela Deloitte em 2018, em menos de 12 meses, as empresas já obtiveram bons retornos, com uma média de 20% da capacidade equivalente a tempo integral (FTE) fornecida por robôs.
Além disso, ela superou em vários sentidos: qualidade e precisão aprimorada (90%), produtividade aprimorada (86%), redução de custos (59%). Vamos entender melhor o que cada um desses benefícios significa.
Qualidade e precisão aprimorada
Uma das principais vantagens do RPA é a redução dos erros humanos nas atividades realizadas pelos robôs.
Ao automatizar tarefas repetitivas e seguir as regras estabelecidas, os robôs executam as atividades de forma consistente e precisa, eliminando a probabilidade de falhas ou inconsistências.
Um exemplo simples: processamento de faturas. Por meio do RPA, é possível extrair automaticamente os dados das faturas e compará-los com as informações do sistema. Os robôs podem identificar discrepâncias e erros, garantindo a precisão dos registros financeiros.
Isso resulta em uma maior qualidade nos resultados obtidos, pois as tarefas são realizadas de maneira padronizada e livre de erros.
A precisão aprimorada do RPA também contribui para a redução do retrabalho, pois as atividades são realizadas corretamente desde o início, evitando a necessidade de corrigir erros posteriormente.
Produtividade aprimorada
Outro grande benefício do Robotic Process Automation é a sua capacidade de realizar tarefas de forma rápida e eficiente resultar em um aumento significativo na produtividade das equipes.
Como já dito, os robôs podem executar tarefas repetitivas, monótonas e demoradas em uma fração do tempo que um ser humano levaria.
Para visualizarmos melhor, nesse caso, podemos pensar no processamento de pedidos em uma empresa de comércio eletrônico.
Com o RPA, os robôs podem receber automaticamente os pedidos dos clientes, verificar os estoques, emitir notas fiscais, atualizar o sistema de estoque e até mesmo gerar etiquetas de envio.
Essas tarefas, que poderiam levar horas para serem concluídas manualmente, são realizadas de forma ágil e precisa pelos robôs, liberando a equipe para se concentrar em atividades mais estratégicas.
Além disso, o RPA também permite a execução de tarefas 24/7, sem interrupção. Enquanto os seres humanos precisam descansar, os robôs podem trabalhar continuamente.
Redução de custos empresariais
Com a automação de tarefas através do RPA, as empresas e as lideranças podem obter uma redução considerável nos custos operacionais.
Isso acontece porque os robôs são capazes de fazer, basicamente, tudo que já falamos antes: tem alta velocidade, eliminam erros humanos, reduzem a necessidade de retrabalho, trabalham 24 horas por dia e assim vai.
Um exemplo prático para esse benefício é a área de processamento de faturas e pagamentos.
Os robôs podem realizar a leitura e extração dos dados das faturas, verificar sua conformidade, realizar a conciliação com os pedidos de compra e até mesmo executar o pagamento automaticamente.
Isso elimina a necessidade de intervenção manual e, consequentemente, apresenta uma economia significativa de custos operacionais.
Sem entrar em um aspecto de futuro do trabalho, também não há como ignorar que a redução de custos com o RPA também está relacionada à redução de despesas com mão de obra, realocação de recursos humanos para atividades mais estratégicas.
Tudo isso contribui para uma melhor gestão financeira e uma vantagem competitiva para as empresas.
Como implementar o Robotic Process Automation nas organizações?
Os especialistas prevêem o crescimento do mercado global de automação de processos robóticos de US$ 10,01 bilhões em 2022 para US$ 43,52 bilhões em 2029, com um CAGR de 23,4%, segundo os dados da Fortune Business Insights.
Ou seja, além de todas as vantagens que já apresentamos aqui, a demanda própria já está em um caminho de crescimento. É por isso que muitas empresas devem se atentar sobre como torná-lo uma realidade dentro das empresas.
A seguir, veja algumas dicas de como implementar o Robotic Process Automation.
Mapeie as necessidades
O primeiro passo para essa jornada é realizar um levantamento detalhado dos processos existentes na organização. Identifique aqueles que são repetitivos, suscetíveis a erros ou que consomem muito tempo.
Por exemplo, um processo de reconciliação manual de dados financeiros pode ser um candidato ideal para automação, pois envolve a verificação e conciliação de grandes volumes de dados.
Avalie softwares RPA
Em seguida, faça uma análise comparativa dos softwares RPA disponíveis no mercado. Considere fatores como funcionalidades, facilidade de uso, escalabilidade e suporte técnico.
Se a organização possui um sistema legado complexo, certifique-se de que o software RPA escolhido tenha integração adequada com esse sistema.
Implemente um piloto
Uma boa dica é começar um projeto piloto para testar a solução RPA em um ambiente controlado. Selecione um processo adequado e avalie a eficácia da automação. P
Por exemplo, no varejo, automatizar o processo de entrada de dados em um sistema de gerenciamento de pedidos pode ser um bom ponto de partida.
Envolva as partes interessadas
Envolver as partes interessadas é essencial para garantir o sucesso da implementação do RPA. Para conquistar isso, trabalhe em estreita colaboração com as equipes envolvidas nos processos automatizados, oferecendo treinamento e suporte adequados.
Uma forma prática de fazer isso é capacitando os funcionários a trabalharem em conjunto com os robôs, auxiliando-os a entender como monitorar e interagir com os robôs durante o processo.
Monitore e otimize sempre que puder
Após a implementação do RPA, monitore continuamente o desempenho dos robôs e busque oportunidades de otimização. O caminho mais seguro para isso é analisando os resultados obtidos e fazendo ajustes conforme necessário.
Por exemplo, se houver algum gargalo ou inconsistência no processo automatizado, identifique a causa raiz e faça melhorias para otimizar ainda mais a eficiência.
No final das contas, vale lembrar que essas são apenas algumas diretrizes gerais para a implementação do RPA.
Cada organização terá suas necessidades e desafios específicos, portanto, é importante adaptar essas dicas de acordo com o contexto empresarial.
O suporte de especialistas em RPA e a colaboração de equipes multidisciplinares também são recursos valiosos para garantir uma implementação bem-sucedida e maximizar os benefícios do Robotic Process Automation.
Conclusão
A tecnologia RPA oferece um novo horizonte de oportunidades para as lideranças empresariais, permitindo que elas direcionam seus esforços para atividades de alto valor agregado.
Com a automação de tarefas repetitivas e sujeitas a erros humanos, os gestores podem direcionar seus esforços para atividades de maior valor agregado, impulsionando o crescimento dos negócios.
Mas isso não quer dizer que a implementação de RPA não demande uma análise cuidadosa dos processos, seleção do software adequado e, claro, o envolvimento das partes interessadas.
Com boas práticas, as organizações podem aproveitar os benefícios da automação das novas tecnologias e ganhar vantagem competitiva no mercado.
