Imagine a seguinte situação: chegamos ao final do quarto trimestre, então é hora de realizar o planejamento estratégico para organizar os rumos da empresa dos próximos 5 anos.
Os diretores e gerentes se reúnem em um hotel distante da sede, recebem um palestrante para trazer um conteúdo inspiracional e participam de workshops.
No terceiro dia de evento, o grupo finaliza um documento em Powerpoint muito bem organizado e com metas claras, e uma visão preliminar e bem estruturada do plano de ação.
Nos dias seguintes, cada executivo convida seus times para divulgar os planos e distribuir os objetivos – ou “cascatear as metas”, no jargão corporativo.
Avançando um pouco no tempo, pelo nono mês de execução do plano, diretores e gerentes voltam a se reunir para prestar contas e falar sobre os avanços e já começam a esboçar os primeiros sinais de frustração com a execução do plano.
Se você já participou do planejamento estratégico em uma grande empresa, provavelmente essa cena é familiar para você.
Pensando nisso, nesse artigo, vamos trabalhar esse caminho entre o planejamento e execução para que ele realmente funcione.
Qual é a importância de um planejamento eficiente para a execução?
Embora o planejamento e a execução sejam estágios diferentes, estamos falando de um processo de dependência. E é aí que entra a importância de um bom planejamento.
Se uma empresa não traça um planejamento eficiente, considerando tudo que pode acontecer, de fato, dificilmente a execução terá sucesso.
É justamente a estratégia do primeiro que garante o segundo. Mas o que é estratégia, afinal de contas?
Existem milhares de conceitos e definições sobre o que ela significa. Uma definição interessante que nós gostamos é essa aqui: a estratégia é “o caminho para se atingir objetivos de longo-prazo em condições de incerteza”.
Tanto no mundo dos negócios quanto nos esportes ou nas guerras, estratégia sempre envolve a mobilização dos recursos para se atingir um objetivo específico em uma situação incerta.
E é por isso que o planejamento depende tanto desse desenvolvimento e, assim, se mostra essencial para execução das ideias.
Desafios do planejamento estratégico
Estudos sugerem que 93% das pessoas de uma empresa não entendem a estratégia 1 e apenas 2% dos colaboradores de uma empresa lembram e citam as 3 prioridades estratégicas 2.
No nível gerencial, esse número não é muito diferente: cerca de 28% dos gerentes e executivos responsáveis por executar a estratégia também não conseguem listar as 3 prioridades do negócio.
Nos últimos 50 anos, as escolas de administração trouxeram grandes avanços no sentido de tornar o planejamento estratégico mais lógico e estruturado.
Mas só uma pequena parte dos estudos sobre estratégia trata do seu elemento mais importante: como assegurar a compreensão mais ampla possível para todas as pessoas da organização, assim como seu engajamento?
Como falamos sobre estratégia antes, é importante trazer outro aspecto importante. No plano da atualidade, nos deparamos com o mundo VUCA.
Batizado na década de 80 por Bennis e Nanus, ele é o termo usado para descrever a volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade.
Por isso, tem sido adotado para facilitar a compreensão sobre as mudanças mais aceleradas na competição global, no que se refere aos avanços tecnológicos, às alterações nas relações do trabalho e às mudanças na nossa forma de consumir.
No entanto, é aqui que está o maior desafio dos processos de planejamento e execução da estratégia. A questão não é o ritual (hotel, happy hour, palestrante), ou a escola de estratégia adotada pela empresa.
O ponto fundamental é que “no contexto cada vez mais VUCA” no ambiente de negócios, é necessário adotar novas abordagens para que as pessoas possam adaptar a execução do dia a dia com maior velocidade e flexibilidade.
Se isso é verdade sobre iniciativas específicas, como produtos, serviços ou relacionamento com clientes, em um contexto de estratégia essa situação se torna ainda mais sensível.
Por isso, se atentar a esse contexto é um dos grandes desafios para aproximar essas duas etapas.
Ausência de metas bem definidas: interferência na estratégia
Um estudo da Deloitte publicado em 2015 mapeou durante dois anos os principais fatores que interferem na execução da estratégia.
O resultado é que nenhum fator isolado tem mais impacto do que “metas claramente definidas, que estejam estabelecidas e livremente compartilhadas”.
As metas criam alinhamento, clareza e satisfação no trabalho. Mas não basta ter metas claras e compartilhadas. A forma como elas são executadas é vital.
Uma meta bem definida é o princípio, mas o que faz a diferença é o grau com que ela é compreendida pelas pessoas e acionada dentro da organização. E tudo depende de um conjunto integrado de pressupostos que fortalecem a execução.
Esses pressupostos estão profundamente ligados ao engajamento: o envolvimento, a integração e a interação das pessoas e times entre eles e com a estratégia.
Planejamento ou execução: qual é o mais importante?
Considerando o que falamos, podemos pensar que o planejamento é mais importante do que a execução. Mas não é bem assim.
Como o planejamento e a execução são duas partes inseparáveis de um mesmo processo, não faz sentido colocar um acima do outro, afinal, eles são complementares.
Em outras palavras: não é suficiente ter planejamento se não houver uma boa execução; mas também não é possível ter uma boa execução se não houver planejamento.
O que o planejamento e a execução realmente precisam é de equilíbrio.
Planejamento e execução: busca pelo equilíbrio
Considerando tudo que falamos, os elementos principais que conectam o engajamento e a execução com o planejamento são:
- Desenvolver a forte coordenação e colaboração entre pessoas e times;
- Criar abertura se adaptaram em vez de seguir cegamente um plano estático e rígido;
- Garantir a compreensão e não apenas fazer uma comunicação;
- Reconhecer outros pontos muito além da cultura de recompensa, como a agilidade, trabalho em equipe ou ambição;
- Abrir espaço para a articulação e sinergia rápida entre os diferentes níveis;
- Ter objetivos são alinhados nos sentidos bottom up e top down no lugar de “cascatear as metas”.
Quais são as fases do planejamento?
Antes de falarmos ainda mais sobre o caminho para integrar o planejamento e a execução, vamos trabalhar também as fases do planejamento. Quais são elas?
Há três fases de planejamento até chegar na execução:
- Definindo o problema;
- Estabelecendo objetivos;
- Selecionando os principais cursos de ação.
A seguir, vamos entender um pouco melhor como cada uma dessas etapas se desenvolve e como ela pode ter mais estratégia considerando as incertezas que falamos antes.
1ª fase de planejamento: definindo o problema
A primeira fase do planejamento é definir o problema. Ou seja, entender o que está acontecendo no mercado e na organização e identificar oportunidades e ameaças.
Nesta etapa, é essencial utilizar diferentes fontes de informação dentro e fora da empresa. Isto permite que você tenha mais dados para mapear o problema e entender o que está acontecendo.
É nesse momento que análises como SWOT ou PEST podem ser usadas a favor da sua empresa. Além disso, é importante que esta etapa seja a mais colaborativa possível, envolvendo diferentes pessoas e equipes na busca de informações.
Somente com um profundo entendimento do problema será possível estabelecer objetivos e definir as principais linhas de ação.
No entanto, não podemos esquecer aqui que estamos falando de um contexto novo, do mundo VUCA, e que isto pode gerar maior incerteza sobre o que está acontecendo. Por isso, o próprio problema está sujeito a mudanças.
2º fase do planejamento: estabelecendo objetivos
O segundo estágio do planejamento é estabelecer objetivos, ou seja, decidir o que a empresa quer alcançar com determinado projeto.
Este passo deve acontecer com cuidado e precisão para que os objetivos estejam alinhados com a estratégia e contribuam para sua realização. No geral, a definição de objetivos segue a metodologia SMART, no qual:
- Específico: o objetivo deve ser bem definido e claro;
- Mensurável: deve ser possível quantificar os resultados;
- Alcançável: o objetivo não deve estar fora do alcance;
- Relevante: os objetivos devem contribuir para a estratégia da empresa;
- Time-bound: deve haver um prazo para a realização.
São esses objetivos que irão orientar o planejamento e, assim, a execução. É por isso que é essencial que eles estejam bem definidos desde o início. E como falamos, não adianta ela ser bem definida se ela não for realmente entendida pelas pessoas dentro da organização.
3ª fase do planejamento: selecionando os cursos de ação.
A terceira e última etapa de planejamento é selecionar as principais linhas de ação. Isto significa decidir como a empresa irá alcançar seus objetivos.
Também será necessário considerar o tempo disponível para a execução e quaisquer riscos que possam surgir. E, é claro, o tempo disponível para a execução, o que pode ser um desafio de planejamento em si.
Essa é a etapa mais importante do planejamento: definir o que e como será feito. A partir daí, mais uma vez, pensando no VUCA, é preciso também desenvolver planos para mudanças e cenários adversos.
Mas é essencial entender que o planejamento não termina com a definição dos objetivos e das principais linhas de ação. Ele está em constante evolução diante da execução do projeto.
Boas práticas do planejamento à execução
Chegou o momento de entendermos, finalmente, como podemos trabalhar do planejamento à execução.
Existe uma série de boas práticas que vão contribuir para que o abismo entre eles diminua e, de fato, sua empresa consiga alcançar seus objetivos. Entre elas, podemos destacar:
- Promova o engajamento da equipe;
- Delegue atividades com base nas competências;
- Esteja apto a mudanças no caminho;
- Promova uma cultura de feedback;
- Tenha conhecimento sobre o processo;
- Monitore o progresso do planejamento.
Vamos entender cada uma delas?
Promova o engajamento da equipe
Talvez uma das peças mais importantes desse quebra cabeça seja o engajamento da equipe. Batemos nessa tecla porque, sem ele, dificilmente será possível chegar onde se planeja.
O processo de planejamento pode ser visto como um estágio chato por aqueles que irão executar o projeto. Mas ele sempre será o ponto de partida. Portanto, assegurar que todas as pessoas da organização entendam e colaborem é fundamental.
Uma maneira de fazer isso é envolvendo as pessoas no próprio processo de planejamento. Ou seja, deixe-as contribuir com suas ideias e conhecimentos de alguma maneira.
Afinal, é envolvendo os colaboradores desde a concepção que vai os aproximar da execução do projeto. Ainda, se preocupe também com a transparência: todos na empresa devem facilmente encontrar e entender os objetivos, de forma acessível.
Delegue atividades com base nas competências
O processo de planejamento não deve ser de responsabilidade exclusiva da equipe de planejamento. Na verdade, como falamos, é essencial que outras pessoas da organização também estejam envolvidas.
E isso pode acontecer delegando atividades com base nas competências de cada pessoa. Ou seja, aqueles que têm mais conhecimento e experiência em uma determinada área devem ser responsáveis por tarefas específicas.
Desta forma, você não só garante que o planejamento seja feito com excelência, mas também assegura que todos se sintam envolvidos no processo e tenham uma participação no sucesso da empresa.
E isso dialoga diretamente com a prática anterior, além de ser uma forma de combater o grande problema de distanciamento da equipe em relação ao planejamento e execução.
Esteja apto a mudanças no caminho
Se há uma coisa que podemos ter certeza no planejamento é que as mudanças irão surgir. Ou seja, a única certeza é o incerto.
Afinal, este é um processo que deve considerar a realidade da empresa e do próprio mercado, imersa nos desafios da tecnologia, que são sempre dinâmicos.
Portanto, é essencial estar preparado para possíveis mudanças ao longo do caminho. É nesse momento que ter habilidades diante da volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade, presentes no mundo VUCA serão fundamentais.
Assim, desenvolver resiliência, flexibilidade, multidisciplinaridade e coragem serão tarefas necessárias para lidar com as turbulências durante o trajeto da execução.
Promova uma cultura de feedback
Novamente, o planejamento no contexto atual é um processo que requer constante adaptação para enfrentar as adversidades.
Portanto, é essencial ter uma cultura de feedback para que a equipe de planejamento possa entender o que está funcionando e o que precisa ser mudado.
Este feedback deve vir de diferentes fontes: colaboradores, clientes, fornecedores, entre outros. Em outras palavras: qualquer pessoa que tenha algum tipo de envolvimento com o planejamento e execução do projeto.
A ideia é que esse feedback seja coletado de forma sistemática e, a partir daí, os ajustes necessários aconteçam. Desta forma, você estará sempre no caminho certo para atingir seus objetivos.
Tenha conhecimento sobre o processo
Embora não seja possível ter controle sobre o processo, dá para ter conhecimento sobre ele. Em outras palavras, isso quer dizer que as pessoas precisam saber o que fazer (e não fazer) no planejamento.
É aqui que entra a importância de um guia de planejamento da execução. Este documento deve listar todas as etapas do processo, detalhando o que deve ser feito em cada etapa diante do cenário.
Além disso, é também essencial ter uma lista de verificação com as principais atividades que devem ser realizadas, incluindo os prazos para cada um delas.
Este guia de planejamento deve ser atualizado frequentemente para que ele sempre corresponda ao contexto atual de planejamento e execução.
Monitore o progresso do planejamento
O planejamento precisa ser monitorado a fim de garantir que se esteja no caminho certo, ainda que existam mudanças no meio. Essa é a única maneira de garantir que a empresa atingirá seus objetivos.
Existem diferentes maneiras de monitorar o progresso do planejamento. A mais comum é preparar um relatório com indicadores-chave em intervalos regulares, ou seja, de forma mensal ou trimestral.
Estes indicadores devem ser escolhidos de tal forma que mostrem se o planejamento está no caminho certo ou não. Alguns exemplos de indicadores são: orçamento gasto, número de tarefas completadas e satisfação do cliente.
Tudo depende bastante do projeto que está sendo desenvolvido. O crucial é que estes indicadores sejam escolhidos com a equipe para que todos estejam na mesma página.
OKRs: ideal para equilibrar o planejamento e execução
Na década de 1990, Andy Grove, um executivo da Intel, se perguntou: “Como podemos concentrar os esforços das pessoas nas mesmas questões importantes em toda a organização?”.
Como resposta, Andy criou o conceito dos OKRs para simplificar a forma de encarar os Objetivos Estratégicos de uma empresa e criar alinhamento e engajamento em torno desses objetivos.
Essa metodologia ganhou escala quando John Doerr, um executivo que trabalhou ao lado de Andy, a levou ao Google no fim da década de 90 e os então 30 funcionários toparam e resolveram implementar por lá.
Dali para frente, os OKRs foram se tornando mais populares no mundo da tecnologia e também fora dele.
Entendendo os OKRs
O acrônimo OKRs é a combinação de Objective (objectives, “O”) e Resultados-Chaves (key results “KRs”).
De forma simples, os OKRs conectam o sonho com o presente. Para usá-lo, a empresa, as áreas, cada time e cada pessoa de uma organização devem ter os seus OKRs.
Um conjunto de 3 a 5 OKRs é o bastante para equilibrar clareza e simplicidade de onde se quer chegar e a consistência de que todos estão olhando para tudo o que realmente importa para colocar a empresa num novo patamar.
Em OKR, o objetivo é O QUE deve ser alcançado. Cada objetivo deve ter de 3 a 5 resultados-chave.
Os resultados-chave monitoram COMO o time vai alcançar os objetivos. São específicos e limitados no tempo, agressivos, porém realistas, mensuráveis e verificáveis.
Em seu livro Measure what matters, John Doerr usa o exemplo do OKR corporativo que definiu o futuro da Intel nos anos 80.
Objetivo: estabelecer o 8086 (modelo de chip) como a família de microprocessadores de 16 bits de maior desempenho.
Resultados chave:
- Desenvolver e publicar 5 benchmarks capazes de mostrar um desempenho em nível excepcional do 8086;
- Trocar a embalagem de toda a família de produtos 8086;
- Começar a produção da peça de 8MHz;
- Amostrar o coprocessador aritmético até 15 de Junho.
Premissas do OKRs
Considerando isso, podemos perceber que o método dos OKRs tem algumas premissas importantes:
- Precisa estar claro não só o “o quê” mas também o “como”, eles são feitos trimestral ou até mensalmente;
- Toda a organização precisa ter acesso ao OKRs, ou seja, eles são públicos e transparentes;
- A definição dos OKRs é de baixo para cima ou lateral, sempre desassociados da remuneração, além de serem agressivos e determinados.
Na perspectiva da execução e engajamento, o grande mérito da metodologia dos OKRs é simplificar, focar e intensificar a compreensão e a coordenação aumentando a transparência, a flexibilidade e consequentemente o engajamento.
Conclusão sobre Execução e Planejamento
Quando pensamos em planejamento e execução, na prática, existem muitos abismos que distanciam essas práticas. No entanto, mostramos ao longo do texto alguns passos que podem nos aproximar desse equilíbrio.
Os aspectos mais importantes nesse processo, sem dúvidas, é o engajamento dos envolvidos, a compreensão real das metas da organização e, claro, a adaptação para cenários adversos.
Se sua empresa estiver buscando uma forma de reduzir a frustração com a execução da estratégia, vale a pena pensar na adoção dessa abordagem contemporânea pensando no contexto VUCA dos dias atuais.
Com isso, estaremos mais próximos de equilibrar o planejamento e a execução.
