Quando se trata de como fazer um projeto, existem abordagens interessantes para essa construção. Isso significa também que, independentemente do seu objetivo com o projeto, é possível seguir uma estrutura que pode se ter sucesso.
Líderes e gestores de empresas se preocupam constantemente com o rumo dos projetos dentro da empresa. Mas para isso é preciso entender o que o caracteriza. Só assim vai ser possível mostrar o passo a passo de como elaborar um projeto.
E assim como uma receita ajuda a guiar a preparação do prato, um norte para um projeto ajuda a ter um resultado mais consistente.
Pensando nisso, criamos um artigo para explorar melhor esse conteúdo. Além de entender como você vai criar o seu, vamos também falar dos principais erros para evitar nessa hora. Boa leitura!
Leia também: Como encontrar o equilíbrio entre planejamento e execução?
O que caracteriza um projeto?
Para entender como fazer um projeto, é importante ter em mente o que realmente define um. Em poucas palavras, ele é o que serve de base para a construção de uma iniciativa.
Mas assim como uma receita culinária tem os seus ingredientes essenciais, um projeto também tem as suas particularidades.
Existem alguns critérios que podem ser considerados como indispensáveis para a caracterização de um projeto. São eles:
- temporalidade: todo projeto tem um esforço temporário que resulta em um prazo para ser finalizado e precisa respeitar essa data limite;
- finalidade: os projetos precisam ter um objetivo a ser alcançado com a sua execução, ou seja, é o porquê existem;
- escopo: o escopo do projeto visa delimitar o que será ou não feito, é a parte de visualização daquilo que vai acontecer;
- orçamento: todo projeto tem um limite de gastos para sua execução e esses recursos precisam estar muito bem delimitados;
- equipe: projetos envolvem um conjunto de pessoas que será responsável pelo seu andamento até a finalização;
- riscos: como qualquer iniciativa, um projeto carrega riscos que devem ser minimizados para alcançar os objetivos.
Como fazer um projeto: passo a passo para planejar corretamente
Mas afinal, como elaborar um projeto? Existe um passo a passo com etapas indispensáveis para quem quer saber como montar um projeto com sucesso. São elas:
- Definir o escopo;
- Identificar seus stakeholders;
- Garantir os recursos necessários e disponíveis;
- Planejar um cronograma;
- Montar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
- Dividir pequenas tarefas entre a equipe;
- Estabelecer um plano de comunicação;
- Estimular o feedback da equipe;
- Ajustar e refinar o projeto;
- Monitorar os processos;
- Documentar todo o processo;
- Manter toda a equipe atualizada.
A seguir, vamos explorar melhor cada um desses aspectos!
1.º passo: Definir o escopo
O escopo é o primeiro passo de como fazer um projeto bem-sucedido. Esse é o momento de identificar as informações mais importantes do projeto: aquelas que o caracterizam.
Para isso, é preciso responder algumas perguntas básicas, entre elas:
- Quais resultados você espera alcançar com a sua execução?
- Qual a duração do projeto e quando ele deve ser finalizado?
- Quem serão os envolvidos com a execução das atividades?
- Quais tarefas serão necessárias para alcançar os objetivos do projeto?
Após responder essas perguntas que servem para diferentes exemplos de projetos, você terá uma ideia mais clara do porquê ele existe.
Além disso, vai perceber como ele vai funcionar e com quem você precisará trabalhar para alcançar os resultados esperados.
2.º passo: Identificar seus stakeholders
Os stakeholders são os principais interessados no resultado do seu projeto. Podem ser clientes, fornecedores, patrocinadores ou qualquer pessoa ou grupo de pessoas com um papel relevante para a execução das atividades.
Nesse passo de como fazer um projeto, você terá a responsabilidade de identificar quais são os seus stakeholders para estabelecer um contato eficiente com cada um deles.
E isso também vai influenciar diretamente no alinhamento do seu escopo.
Como efeito disso, será preciso entender as suas expectativas em relação ao projeto, ajustá-las quando necessário e comunicar como será o seu andamento para as partes.
3.º passo: Garantir os recursos necessários e disponíveis
Como é de se imaginar, um projeto de uma empresa não pode ser finalizado com sucesso sem os recursos necessários para isso.
Por isso, no planejamento inicial, você precisa ter em mente todos os itens que vão ser necessários para a execução das tarefas, como mão de obra, insumos e ferramentas.
Além disso, é fundamental que esses recursos sejam possíveis