Quando se trata de como fazer um projeto, existem abordagens interessantes para essa construção. Isso significa também que, independentemente do seu objetivo com o projeto, é possível seguir uma estrutura que pode se ter sucesso.
Líderes e gestores de empresas se preocupam constantemente com o rumo dos projetos dentro da empresa. Mas para isso é preciso entender o que o caracteriza. Só assim vai ser possível mostrar o passo a passo de como elaborar um projeto.
E assim como uma receita ajuda a guiar a preparação do prato, um norte para um projeto ajuda a ter um resultado mais consistente.
Pensando nisso, criamos um artigo para explorar melhor esse conteúdo. Além de entender como você vai criar o seu, vamos também falar dos principais erros para evitar nessa hora. Boa leitura!
Leia também: Como encontrar o equilíbrio entre planejamento e execução?
O que caracteriza um projeto?
Para entender como fazer um projeto, é importante ter em mente o que realmente define um. Em poucas palavras, ele é o que serve de base para a construção de uma iniciativa.
Mas assim como uma receita culinária tem os seus ingredientes essenciais, um projeto também tem as suas particularidades.
Existem alguns critérios que podem ser considerados como indispensáveis para a caracterização de um projeto. São eles:
- temporalidade: todo projeto tem um esforço temporário que resulta em um prazo para ser finalizado e precisa respeitar essa data limite;
- finalidade: os projetos precisam ter um objetivo a ser alcançado com a sua execução, ou seja, é o porquê existem;
- escopo: o escopo do projeto visa delimitar o que será ou não feito, é a parte de visualização daquilo que vai acontecer;
- orçamento: todo projeto tem um limite de gastos para sua execução e esses recursos precisam estar muito bem delimitados;
- equipe: projetos envolvem um conjunto de pessoas que será responsável pelo seu andamento até a finalização;
- riscos: como qualquer iniciativa, um projeto carrega riscos que devem ser minimizados para alcançar os objetivos.
Como fazer um projeto: passo a passo para planejar corretamente
Mas afinal, como elaborar um projeto? Existe um passo a passo com etapas indispensáveis para quem quer saber como montar um projeto com sucesso. São elas:
- Definir o escopo;
- Identificar seus stakeholders;
- Garantir os recursos necessários e disponíveis;
- Planejar um cronograma;
- Montar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
- Dividir pequenas tarefas entre a equipe;
- Estabelecer um plano de comunicação;
- Estimular o feedback da equipe;
- Ajustar e refinar o projeto;
- Monitorar os processos;
- Documentar todo o processo;
- Manter toda a equipe atualizada.
A seguir, vamos explorar melhor cada um desses aspectos!
1.º passo: Definir o escopo
O escopo é o primeiro passo de como fazer um projeto bem-sucedido. Esse é o momento de identificar as informações mais importantes do projeto: aquelas que o caracterizam.
Para isso, é preciso responder algumas perguntas básicas, entre elas:
- Quais resultados você espera alcançar com a sua execução?
- Qual a duração do projeto e quando ele deve ser finalizado?
- Quem serão os envolvidos com a execução das atividades?
- Quais tarefas serão necessárias para alcançar os objetivos do projeto?
Após responder essas perguntas que servem para diferentes exemplos de projetos, você terá uma ideia mais clara do porquê ele existe.
Além disso, vai perceber como ele vai funcionar e com quem você precisará trabalhar para alcançar os resultados esperados.
2.º passo: Identificar seus stakeholders
Os stakeholders são os principais interessados no resultado do seu projeto. Podem ser clientes, fornecedores, patrocinadores ou qualquer pessoa ou grupo de pessoas com um papel relevante para a execução das atividades.
Nesse passo de como fazer um projeto, você terá a responsabilidade de identificar quais são os seus stakeholders para estabelecer um contato eficiente com cada um deles.
E isso também vai influenciar diretamente no alinhamento do seu escopo.
Como efeito disso, será preciso entender as suas expectativas em relação ao projeto, ajustá-las quando necessário e comunicar como será o seu andamento para as partes.
3.º passo: Garantir os recursos necessários e disponíveis
Como é de se imaginar, um projeto de uma empresa não pode ser finalizado com sucesso sem os recursos necessários para isso.
Por isso, no planejamento inicial, você precisa ter em mente todos os itens que vão ser necessários para a execução das tarefas, como mão de obra, insumos e ferramentas.
Além disso, é fundamental que esses recursos sejam possíveis no momento em que você precisar, por isso, é preciso se preocupar em garantir a disponibilidade deles durante toda a execução do projeto.
Então, fique atento às datas de entrega dos fornecedores e, se necessário, faça uma reserva com antecedência desses materiais para não ter problemas no futuro.
4.º passo: Planejar um cronograma
O cronograma é uma ferramenta indispensável para saber como fazer um projeto de qualidade porque ele estabelece as etapas do seu planejamento, além de ajudar na sequência das tarefas.
Já tendo o tempo final definido, será o momento de organizar toda a cadência de atividades e as datas para que se finalize no tempo previsto. É nesse momento que os pacotes de trabalho são transformados em atividades.
Para isso, existem ferramentas como o Gantt que podem ajudar nessa tarefa. Ele funciona como uma linha do tempo interativa que fornece uma visão completa.
Dessa forma você consegue saber onde está em relação às dependências do projeto.
5.º passo: Montar uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Após determinar como será o cronograma do projeto, é hora de pensar na Estrutura Analítica do Projeto (EAP). Ela é uma espécie de mapa que mostra como as diferentes etapas e tarefas estão relacionadas entre si.
Para criar uma EAP, basta listar todas as etapas do seu projeto e como elas estão ligadas.
Depois, é só desenvolver um diagrama com as conexões existentes. Você pode usar uma ferramenta como o Microsoft Excel ou fazer isso manualmente com uma tabela.
Uma dica também é fazer uso da técnica WBS (Work Breakdown Structure), que é usada para quebrar as etapas em pequenos blocos de trabalho. Dessa forma, fica mais fácil identificar as relações e padrões.
6.º passo: Dividir pequenas tarefas entre a equipe
O projeto também depende, como já falamos, de uma equipe. Ele somente será finalizado com sucesso se todos os envolvidos estiverem cientes das suas responsabilidades.
Esse é o momento de atribuir os papéis aos seus responsáveis. É preciso definir quem vai fazer o que. Você pode fazer isso atribuindo os nomes das pessoas às atividades ou, então, as relacionando aos papéis existentes.
Por isso, neste passo de como fazer um projeto você terá as tarefas em pequenos blocos, mas será o momento de atribuí-las a cada um dos integrantes da equipe com base nas suas habilidades.
Isso será feito com base na Estrutura Analítica do Projeto (EAP), que foi o passo anterior.
7.º passo: Estabelecer um plano de comunicação
Como elaborar um projeto com comunicação eficiente? Essa é uma das principais preocupações de todo líder. Afinal, como garantir que todos os integrantes estejam cientes do andamento das tarefas e saibam o que deve ser feito?
Ruídos na comunicação são grandes causas de estresse no local de trabalho e podem atrapalhar o sucesso do projeto. Para isso, é importante estabelecer um plano preliminar de comunicação. Ele irá guiar as ações durante toda a execução.
Nesse plano de comunicação, você deve considerar os seguintes pontos:
- Quem serão os responsáveis pela comunicação?
- Como e quando as informações serão repassadas?
- Qual o canal de comunicação que será utilizado?
- Quais são os prazos para a comunicação das etapas?
Essas respostas serão fundamentais para se ter sucesso na comunicação dentro da estrutura de um projeto.
8.º passo: Estimular o feedback da equipe
O feedback é uma das melhores ferramentas para saber como fazer um projeto de qualidade.
Isso acontece porque, com ele, as pessoas envolvidas no processo podem tirar suas dúvidas e comentar como estão percebendo o andamento das tarefas.
Ele é uma forma de comunicação mais específica entre os líderes e a equipe que toda empresa precisa investir. Assim, pode ser realizado de diversas formas, como:
- reuniões periódicas;
- pesquisas com a equipe;
- palestras e apresentações.
A frequência do feedback vai depender da natureza do projeto e dos objetivos traçados para ele.
No entanto, é preciso ter em mente que o feedback não deve ser uma mera formalidade, mas sim uma oportunidade de melhorar o desempenho dos envolvidos.
9.º passo: Ajustar e refinar o projeto
Outro ponto importante sobre os exemplos de projetos é acompanhar o seu andamento. Para isso, você precisará estar sempre atento aos indicadores para saber se as entregas estão sendo cumpridas com sucesso.
Os principais indicadores que você deve acompanhar são aqueles que estão associados às características de um projeto, como orçamento, equipe e prazos. Mas também deve considerar aspectos como qualidade e cronograma, por exemplo.
Com base nesses indicadores, você poderá identificar se está tudo bem com o projeto ou se é preciso fazer ajustes.
Lembre-se de que esse é um processo contínuo e que deve ser feito com frequência para garantir o sucesso do mesmo.
10.º passo: Monitorar os processos
Para garantir o sucesso de qualquer projeto, é fundamental acompanhar o andamento das tarefas. O planejamento não está completo somente quando se tem a estrutura de um projeto.
Cada um é diferente e o modelo é apenas um guia. Tudo deve ser revisto e monitorado. Isso é importante para saber se o projeto está cumprindo com os objetivos traçados no início do planejamento.
Mas então, como fazer um projeto com monitoramento eficiente? Para isso, além do que já falamos antes, você pode usar algumas ferramentas para validar se todos os processos estão adequados.
É possível usar o Kanban, por exemplo, uma técnica de controle de estoque que permite visualizar o andamento das tarefas. Isso será ideal para identificar falhas e perceber quais medidas tomar.
11.º passo: Documentar todo o processo
Documentar o projeto é fundamental para ter um histórico de como ele foi feito. Dessa forma, você poderá rever os processos com mais facilidade e, assim, identificar pontos que podem melhorar em futuros projetos.
Isso também é fundamental para que as pessoas envolvidas no processo possam acessar as informações com facilidade. Assim elas vão saber exatamente como agir de forma semelhante, caso seja uma iniciativa com tarefas similares.
Tudo aquilo que é documentado sobre como fazer um projeto serve como base de conhecimento pré-estabelecido e, ao mesmo tempo, para aperfeiçoamento. Em suma: é muito interessante manter esses registros em dia.
112.ºpasso: Manter toda a equipe atualizada
Ter toda a equipe atualizada sobre como fazer um projeto é uma das maneiras mais eficientes de garantir que o processo seja cumprido com sucesso.
Isso se dá porque, com as pessoas envolvidas atualizadas, é possível evitar que erros cometidos em um determinado momento sejam repetidos no futuro.
Manter todos os envolvidos atualizados também evita que falhas comuns como a falta de comunicação ocorram. Afinal, todos estarão cientes dos objetivos do projeto e das responsabilidades de cada pessoa.
Para isso, você pode utilizar diversas ferramentas como o Google Drive ou o Asana, por exemplo. Com eles, é possível compartilhar com a equipe todas as informações relevantes.
Qual deve ser a estrutura de um projeto?
Quando o assunto é como fazer um projeto, é comum surgirem dúvidas como: qual deve ser a estrutura do projeto? Para isso, podemos pensar em uma roteirização básica.
Em geral, ela é composta por três etapas principais. A primeira delas é a fase de planejamento, em que se definem todos os objetivos e escopo do projeto, além de como ele vai se executar.
Na fase seguinte, a execução, se realizam as ações necessárias para que o projeto seja finalizado com sucesso. Nessa etapa, é importante ter um bom controle sobre os recursos disponíveis e gerenciar as tarefas da melhor forma possível.
Por fim, temos a fase de encerramento do projeto, em que se faz avaliações dos resultados alcançados com o objetivo de identificar pontos fortes e fracos do processo. Além disso, é nesse momento que são elaborados os relatórios finais.
Trazendo exemplos de projetos, o Asana reúne alguns modelos gratuitos que podem ser usados como norte nesse processo.
Quais são os erros mais comuns ao fazer um projeto?
Não importa como fazer um projeto, erros sempre podem ocorrer. No entanto, alguns são mais comuns do que outros.
É importante conhecer esses erros para evitá-los e, assim, garantir que o projeto seja um sucesso. Abaixo, listamos alguns dos principais erros que podem ocorrer:
- não ter um objetivo bem definido;
- não traçar um plano de ação detalhado;
- esquecer de considerar o impacto do projeto;
- não envolver todas as partes interessadas;
- perder o controle sobre os recursos disponíveis;
- deixar de fazer uma avaliação dos resultados alcançados.
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Conclusão
Durante o artigo, vimos que como fazer um projeto é uma tarefa que exige bastante cuidado e atenção. No entanto, com os passos certos, é possível garantir que o processo seja feito com sucesso.
Então, se você quer ser um bom líder ou gestor, lembre-se sempre de definir um objetivo bem claro para o projeto, elaborar um plano de ação detalhado e, ainda, documentar bem todo o processo.
Com isso, você terá mais chances de alcançar o sucesso com seus projetos e, consequentemente, deixará a sua empresa mais próspera.
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