Sua empresa organiza muito bem os processos dela? Se sim, estamos falando de uma organização que tem uma boa gestão administrativa.
Embora nem todos os gestores possam ter isso como prioridade, para que possa ter longevidade, é preciso dar uma grande atenção aos fluxos organizacionais. Na verdade, é isso que diferencia os excelentes dos bons líderes.
Quanto mais se melhora a forma de cumprir as atividades dos setores, melhor são as chances de resultados positivos.
Mas como entender melhor o que é gestão administrativa, os seus princípios e até as ferramentas de apoio? Nesse artigo, vamos falar sobre tudo isso. Vamos nessa? Boa leitura!
Leia também: a busca pelo equilíbrio entre planejamento estratégico e execução!
O que é gestão administrativa?
Gestão administrativa é o conjunto de técnicas, estratégias e processos adotados para que, com base no planejamento da gestão, possa ser alcançado um bom desempenho da organização.
Essa gestão compreende a parte financeira, operacional, estratégica, pessoal e outras áreas. O objetivo final dela é otimizar as operações da empresa com um ótimo controle de custos e recursos.
Quando todas estas tarefas são combinadas harmoniosamente, organizadas de forma lógica e constantemente melhoradas, se cria um fluxo de trabalho baseado em gestão administrativa.
Naturalmente, o gerente administrativo é responsável pelo sucesso de um negócio, pois é responsável por supervisionar todos os recursos financeiros, materiais e humanos no dia-a-dia.
Isso assegura que as operações operam de forma eficiente para maximizar a produtividade e obter os melhores resultados. Assim, cabe a ele o papel de executar, organizar e acompanhar o dia a dia de uma empresa.
Qual é a diferença entre gestão administrativa e gestão financeira?
Embora estes dois conceitos sejam próximos, não estamos falando da mesma coisa. Na verdade, um é uma parte do outro. Como falamos, a gestão administrativa engloba a financeira.
Mais especificamente, a gestão financeira se responsabiliza pela gestão dos ativos, fluxo de caixa, questão fiscal e tesouraria. Ou seja, é basicamente focada no controle de receitas e despesas da empresa e tudo que for relativo às finanças.
Enquanto isso, a administrativa engloba a gestão financeira na sua rotina de forma geral, mas vai não deixa de ir além em outros sentidos: cuida de todos os processos operacionais que são fundamentais para o bom funcionamento do negócio.
Basicamente, a parte financeira entra como um fator de influência nas escolhas da administrativa, mas participa de um modo macro, pois há uma equipe dedicada especificamente para esse setor.
Tipos de gestão administrativa
Voltando para o tema central, não podemos deixar de falar sobre os dois tipos de gestão administrativa: pedagógica e reacional. A diferença entre elas está nos relacionamentos interpessoais. A seguir, veja o que cada uma significa!
Administração pedagógica
Como o nome sugere, a base dessa administração é a pedagógica. Isso significa dizer que todos os processos se organizam a partir de uma visão colaborativa e construtivista no que diz respeito aos colaboradores.
O ponto aqui é que em vez de se preocupar em ter uma abordagem punitivista ou controladora, o gestor administrativo foca nas correções necessárias diante da avaliação que faz dos fluxos de trabalho.
Por exemplo, se o gestor observa que uma tarefa está sendo realizada de forma ineficaz no campo dos recursos humanos, ele vai trazer uma experiência que possa ser mais adequada e pedir a participação dos colaboradores na resolução dos problemas para a gestão de pessoas.
Administração reacional
Por outro lado, a gestão relacional diz respeito a uma forma de administrar em que as intervenções se baseiam em uma postura reativa e resolutiva e isso envolve também levar em conta as particularidades e singularidades do contexto.
Quando empresas possuem rotinas muito flutuantes e voláteis, esse modelo pode ser a melhor opção. Por exemplo, em empresas de tecnologia, onde diariamente surgem novas demandas e desafios na elaboração de produtos.
Aqui a padronização acaba sendo mais difícil pelo aparecimento constante de demandas mais específicas e que sempre variam de acordo com cada caso.
Os princípios da gestão administrativa
Para que se possa entender a gestão administrativa em sua totalidade, também não podemos deixar de elencar os princípios dela. São eles:
- responsabilidade;
- divisão de tarefas;
- remuneração;
- disciplina;
- hierarquia;
- organização.
Nos próximos tópicos, vamos abordar mais profundamente cada um deles!
Responsabilidade
Esse deve ser o pilar da gestão de qualquer empresa. A responsabilidade se dá em todas as áreas do negócio, desde o atendimento ao cliente até mesmo a parte financeira. A organização vem justamente da existência de uma gerência com autoridade diante dos funcionários.
Logo, ela precisa atuar com responsabilidade para que os funcionários aceitem as orientações que precisam seguir. Apenas assim será possível garantir o cumprimento dessas diretrizes e a execução dos trabalhos necessários.
Medir a responsabilidade dos funcionários é essencial para o sucesso de uma empresa, já que a performance anda ao lado dela. E quanto mais responsável é uma gestão, mais isso reflete nos colaboradores.
Divisão de tarefas
Todos os setores e funções da empresa devem ter a sua responsabilidade bem definida. O gestor precisa dividir as tarefas entre os colaboradores, criando um plano de ação para cada setor.
Com isso, não apenas as atividades ficam mais claras, mas também se torna possível pesar o resultado da gestão e verificar quem está executando as funções dentro do prazo.
Além disso, a gestão administrativa também se responsabiliza por monitorar o andamento desses processos para que eles estejam alinhados com os objetivos da empresa.
A empresa alcança melhores resultados quando seus trabalhadores possuem conhecimentos especializados e são desenvolvidos constantemente. E a produtividade da organização cresce com a maior eficiência dos colaboradores altamente qualificados para criar produtos e soluções.
Remuneração
É importante que a gestão administrativa tenha um sistema de remuneração justo e compatível com as necessidades dos colaboradores.
Isso significa dizer que ninguém está trabalhando além do seu limite, pois assim o gestor consegue manter o alto desempenho dos seus funcionários.
Nesse sentido, é importante que a gestão administre as expectativas de remuneração por meio de pontuações e performance para cada função, fazendo reconhecimento quando possível. É isso que mantém a equipe motivada.
Vale lembrar também que aqui estamos falando de remunerações tanto monetárias como compensação financeira e prêmios, como também não monetária, como elogios e destaques.
Disciplina
A gestão administrativa também tem responsabilidade na orientação da equipe, de forma a manter a disciplina no ambiente de trabalho.
Isso significa que os gestores precisam respeitar as regras da empresa, evitar atrasos e disciplinar os funcionários quando for necessário para fazer o mesmo.
Para ter sucesso nesse processo, é importante que os gestores sejam firmes na tomada de decisão e também saibam comunicar as regras da forma certa.
Obedecer às regras e princípios é essencial para alcançar os objetivos de uma empresa, incentivando a boa conduta dos colaboradores, bem como o respeito mútuo entre todos.
Hierarquia
A gestão administrativa também deve ter em mente a hierarquia dentro da empresa. Ou seja, quem está no cargo mais alto de gestão e quem é subordinado a ele.
A hierarquia tem a responsabilidade de estabelecer uma ordem clara e direta no que diz respeito à autoridade, definindo funções e criando um sistema estruturado de gerenciamento.
Além disso, o gestor precisa saber colocar as ordens corretamente para que cada funcionário conheça o seu papel e possa executá-lo de maneira adequada. Sem isso, não seria possível ter um ambiente corporativo favorável.
Esta qualidade também permite que todos os trabalhadores possam abordar diretamente um gestor ou superior em casos de emergência, sem comprometer a hierarquia.
Organização
Para fechar os pilares da gestão, vamos falar sobre organização. Para que os funcionários possam trabalhar de maneira eficaz, é fundamental que empresas forneçam recursos adequados para o desempenho das suas tarefas.
Os gestores são responsáveis por criar um ambiente de trabalho seguro, limpo e bem organizado. Além disso, cabe a eles assegurar que os colaboradores desenvolvam suas atividades em condições favoráveis.
A organização também diz respeito à gestão das informações para que sejam acessíveis de forma rápida e prática. Dessa forma, os gestores conseguem ter um controle maior do que está acontecendo dentro da empresa.
Vantagens da gestão administrativa
Mas afinal, o que faz com que se apoiar em uma gestão administrativa seja tão positivo para as organizações? Bom, entre vários fatores, podemos destacar três: organização de metas, aumento da produtividade e melhora na tomada de decisões.
Organização de metas
A importância da gestão administrativa reside no fato que ela consegue fazer a empresa consiga focar naquilo que mais importa: alcançar seus objetivos. Mas por que?
Ter um gestor administrativo qualificado no comando da empresa significa que as metas serão definidas de maneira clara para todos os setores, possibilitando a execução das atividades com maior rapidez.
Essa velocidade acontece justamente porque os colaboradores estão cientes daquilo que querem alcançar tanto a curto como a longo prazo dentro do seu papel.
Além disso, com um rastreio e documentação precisos, é muito mais simples ajustar rapidamente o rumo quando necessário e tomar decisões estratégicas nos momentos mais cruciais.
Aumento de produtividade
A equipe também é mais produtiva quando conta com uma boa gestão. Quando ela é eficaz, as tarefas são concluídas mais rapidamente, e os empregados podem concentrar-se em melhorar o seu trabalho.
Além disso, um bom fluxo organizacional também encoraja os funcionários a colaborarem entre si, atribuindo-lhes tarefas específicas que contribuirão para o sucesso da empresa como um todo.
Quando se está mais próximo do planejamento e execução, se torna mais fácil identificar o que está sendo bem feito e o que não está.
Para exemplificar, vamos imaginar uma situação hipotética em que a produtividade pode aumentar. Um gestor sabe que delegar tarefas urgentes aos colaboradores que são mais rápidos pode reduzir o tempo necessário para completá-la e evitar problemas com o cliente.
Melhora na tomada de decisões
Finalmente, a gestão administrativa ajuda os gestores a tomar melhores decisões. Esse motivo também tem forte relação com o anterior: acompanhamento mais próximo de todos os processos operacionais do negócio.
Ter um bom conhecimento do contexto da empresa aumenta a capacidade de medir riscos e oportunidades e de tomar decisões mais informadas que podem garantir melhores resultados no futuro.
Melhores escolhas também influenciam na produtividade e na organização de metas. Em último caso, então, todos os benefícios de uma gestão administrativa se retroalimentam.
Ferramentas para gestão administrativa
Se o papel aqui é gerir administrativamente, quais são os melhores mecanismos para isso?
Existem 3 ferramentas que podem ser bem interessantes para esse fim e auxiliam a estratégia organizacional do negócio. São elas: SWOT, Canvas e OKR. Vamos entender cada uma a seguir!
SWOT
A análise SWOT é uma famosa ferramenta de diagnóstico empresarial. Por meio dela, é possível analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de uma empresa.
O gestor pode entender melhor como sua organização está se comparando no mercado, quais são os seus pontos negativos e positivos, além de qual o melhor caminho para aproveitar as oportunidades.
Mais especificamente, falando de cada uma das letras, podemos entender assim:
- strengths ou forças: são todos os aspectos que já se mostram consolidados de forma favorável a empresa, por exemplo, a existência de bons níveis de satisfação dos clientes em relação aos produtos vendidos;
- weaknesses ou fraquezas: são aspectos internos que precisam ser melhorados, como por exemplo, ausência de um programa de capacitação ou treinamento de liderança;
- opportunities ou oportunidades: aqui estão estratégias que podem ajudar na expansão do negócio, como abrir novas unidades de produção ou ampliar a sua linha de produtos;
- threats ou ameaças: são fatores externos que podem prejudicar o desenvolvimento da empresa, como a entrada de novas marcas concorrentes e as mudanças na legislação.
Canvas
O Canvas é um modelo estratégico usado para gestão administrativa que tem como objetivo desenvolver estratégias de negócios baseadas em evidências e pode ser desenvolvido em conjunto com as equipes de trabalho.
Ele apresenta nove blocos que representam o que chamamos de dimensões do negócio: proposição de valor, relacionamento com clientes, canais de distribuição, segmentação de mercado, estrutura de custos, fluxos de receita, recursos-chave, atividades-chave e parcerias.
Ao preencher cada bloco do Canvas, gestores passam a conhecer melhor seus negócios, entendendo quais recursos precisam estar presentes para garantir o sucesso do projeto.
Ele também é bastante semelhante a um organograma e serve tanto para micro tarefas como para o acompanhamento na criação de projetos grandes.
OKR
Os objetivos e metas OKR são um processo de gestão administrativa cada vez mais utilizado pelas empresas. Ele é uma forma de organizar, planejar e alcançar os objetivos da gestão.
A ideia é simplificar a organização do que se quer alcançar bem como as tarefas essenciais para conquistá-los.
Os objetivos são resultados agregadores que a gestão deseja alcançar, enquanto as metas (ou resultados-chave) são mais específicas e precisam ser atingidas para garantir o sucesso do projeto.
Por exemplo, um gestor pode estabelecer o objetivo de aumentar em 10% as vendas do produto X e então, definir as metas necessárias para alcançar esse resultado, como investimentos em marketing e mídia paga.
O gestor define objetivos e metas para cada setor, de modo a estabelecer uma visão extensiva do negócio. Assim, é possível ter um panorama geral de todos os processos operacionais e monitorar as performances com mais qualidade.
Como fazer uma boa gestão administrativa?
Finalmente, como uma empresa pode implementar uma boa gestão administrativa? Seguindo um conjunto de práticas baseadas nos princípios desse modelo.
Primeiro, é importante estabelecer objetivos claros para a gestão. Não adianta apenas ter uma vontade de obter resultados e não defini-los. Os gestores precisam estar focados no que desejam alcançar e usar as ferramentas necessárias para isso.
No entanto, a administração vai além disso: é importante que os líderes estejam preparados para lidar com crises e gerir pessoas, além de entender as necessidades dos clientes.
Por isso, além de planejar as metas, é preciso organizar todos os processos da empresa. Por exemplo, a gestão administrativa pode definir estratégias de gestão do tempo para que os gestores possam se concentrar nas tarefas mais importantes, como o kanban.
Outro aspecto importante é investir em treinamentos e capacitações. Estimular o desenvolvimento profissional de cada gestor é fundamental para melhores resultados.
Também não estamos falando de algo estático: é preciso ficar atento às mudanças no mercado e se adaptar. É o constante levantamento das oportunidades e ameaças envolvidas que vão elevar os processos internos da empresa.
De igual maneira, a preocupação com o acompanhamento dos resultados é fundamental. E tudo isso pode ser feito com apoio da tecnologia, principalmente em relação a metodologias inovadoras.
A inteligência artificial, por exemplo, pode dar suporte na administração, como o uso do processamento de dados e análise de tendências que podem nortear decisões de gestão.
Conclusão
A gestão administrativa é essencial para se obter bons resultados operacionais e gerenciais de uma empresa. É ela que oferece ao negócio todos os mecanismos necessários para que ele possa crescer e desenvolver-se com sucesso.
Para isso, é preciso responsabilidade, disciplina, hierarquia e, principalmente, organização.
Além disso, as ferramentas também são importantes, principalmente aquelas que oferecem uma visão mais completa de como a empresa funciona e como anda sua performance.
Só que para ser um bom gestor administrativo, não basta isso. É preciso pensar também no papel que a organização ocupa no futuro.
